PTAの取り組み事例

第十小学校 櫻井 励造 元会長より第十小学校PTAでの取り組みについて資料を提供させて頂きます。
単PでのPTA活動にぜひお役立てください。

■第十小学校での取り組み内容

当校PTAで取り組んだり、採用した具体的な施策を挙げます。

なにか資料が欲しいとか、詳細を知りたいなどありましたら、できる限り対応します。
少しでもPTA運営が楽しくなったり、動きやすくなったりできますように。
 
(1)本部役員内の情報共有ツール
本部役員内での連絡手段はサークルスクエアというグループウェアを使っています。
行事や課題ごとに掲示板を作成して、ある程度の議論や検討はそこで進めます。
対面での打ち合わせ時間を少しでも短くするためであり、その掲示板自体が引き継ぎ資料にもなります。
資料もアップロードして全員で確認できます。
あとは年間の活動スケジュールを共有しています。
簡易的なホームページ機能もあるので、年間スケジュールだけは一般PTA会員に公開しています。
ブログ機能もありますが、Facebookに一元化しました。
 
 
(2)情報発信
情報発信はFacebookを使用しています。
 
 
緊急的に保護者宛てに連絡したい場合は、学校で採用している「マチコミメール」を流用して連絡しています。
将来的にはこのマチコミメールで一部のおたよりを代替して、なるべくコストと印刷作業負担を減らすことを目標に学校に相談しています。
 
(3)PTA運営の仕組みやマインドの共有
「PTAの手引き」を全家庭に配布して、「PTAってどんな活動しているのかわからない」という状況を作らない。
 
【PTAの手引き】
pdf版
 
 
ppt版(スマホだとレイアウト崩れます)
 
 
また、4月の保護者会(委員決め)の前の全体会で、1年間のPTA関連活動として、学校行事などと絡めたプロモーションビデオを見てもらい、少しでも理解してもらってから、委員決めをしてもらいます。
 
【PTA活動PV】
 
なお、一部加工しているものもありますが、子どもたちの画像が含まれていますので、関係者内に留めていただきますようご留意ください。
 
(4)会議の回数を減らす&会議の時間を短くする
対面での打ち合わせを減らすように意識する。
また、会議の時間を短くするようにファシリテートする。
 
(5)目的をふりかえる
本部や委員会で行なっている作業や運営などについて、その目的がなんなのかをふりかえる。
それって必要なんだっけ?
なにかで代替できないの?
やらないと困る?
 
(6)とりあえずやってみよう
とりあえずやってみようの精神で取り組んでみる。
ダメならまた変えればいい。
 
(7)PTA定期総会は書面のみで開催
ほとんどシャンシャン総会なので、議決権行使書という委任状とは違う、意思を表明してもらうものを会員に提出してもらい、書面のみで総会を実施。
 
書面総会を採用する際の臨時総会での審議内容
https://drive.google.com/open?id=1J_mONDllP3YOMs_tenn4woHyIOLkOawg

書面総会用の議決権行使書
https://drive.google.com/open?id=1l4q4eqsoRtSljTzS-FzNdNm04LrQkj2_

(8)本部役員の選考
本部役員の選考役員選考委員会のみなさんがアンケートを作成・配布して、少しでも「やってみてもいい」と回答した方々に対して、説明会を開催するので来て欲しいというお手紙を出す。
本部役員主導で説明会を実施して、例のPVを見てもらいながら補足説明する。
ご家庭の状況や制約事項などをヒアリングしながら、本部役員にマッチするかどうかを見極める。(9)委員会業務や本部役員業務の夫婦間シェア
お母さんだけではなく、お父さんもPTA会員であるため、委員や本部役員の業務を夫婦でシェアすることを推奨しています。その方が負担も軽くなりますから。
実際に今年度の本部役員にもシェアしている夫婦がいます。

(10)何かを変えるときの備忘録
①変化させる目的や理由を明確にする
②結果としてどんないいことがあるのかを想い描く
③その想いの強さを持つ
④①〜③を仲間にうまく伝える
⑤自らが(最初に少し)動く
⑥変化することを恐がらないようにと仲間に伝える
⑦最終的には自分が楽しむことが一番の原動力

(11)会長心得
「会長心得」なるものを作成して、次世代の会長に向けてどのような心持ちで対応していけばよいのかを一子相伝していく。
①会長の権限は会議招集権だけであることを認識して、独断専行して物事を決めないこと。
②すべての決め事は本部役員会で相談すること。周りの意見を聞きながら調整する。押しの一手ではダメ。
③意見が割れた場合の最後の決断は会長の仕事。決断に至る正当な理由を以って最後の決断を伝えること。
④女性が多い組織であり、実務は女性が担当する為、女性目線での意見や女性への気遣いを忘れないこと。
⑤なにごとも「とりあえずやってみる」の精神で問題ない。変化することを恐れないこと。また、それを周りに伝えること。
⑥ある人の間違った行動に対しては、その人に直接伝えた方がよい。ある人の間違った考え方に対しては、そうそうは変わらない為、議論しない方が得策。全員に伝える感じで諭すように伝えること。
⑦常にムリ・ムダ・ムラを意識して、改善に努めること。
⑧地域の方々には可愛がられること。しかし、言うべきことはきっちり伝えること。
⑨地域行事には極力参加して、交流すること。
⑩地域運営学校を導入していないうちは「学校経営」に対しては意見しないこと。
⑪他の小学校のPTA運営を積極的に取り入れる意識を持つこと。
⑫PTA会則とPTAの手引きの内容は把握しておくこと。
⑬明るく、楽しく!

(12)男性副会長の役割
https://drive.google.com/open?id=1G-DYz_pvfwonKRyozJcxbzxhs8wVO5fK

(13)全体運営に関する引き継ぎノート
4年前のメイン副会長が作ってくれていたノートを引き継いでいて、どの時期に何を検討・準備し始めるのかなどの情報が詰め込まれています。
このノート自体を完璧にカレンダースタイルで電子ファイル化したいです。
https://drive.google.com/open?id=1pxC0YAc62PYhh2CdcAifsoWIbi-r-wUf

(14)引き継ぎ資料
上記のノートと実際の運用を元に作ってもらった引き継ぎ資料です。
https://drive.google.com/open?id=1GU1yEM7xfV3v6TFKYCXIhV6PiA-IOsBu

(15)PTAへのご意見に対する回答集
昔にPTA批判する匿名文書をいただいた時に想定問答集を作ってありましたので、共有しておきます。
当時、怒りながら作った想定問答集なので、後半は少し偏った考えの内容となっていますが、「PTAとして活動する上でのメンタル」にも触れていますので、ご参考になればと思います。
https://drive.google.com/open?id=1g29CmHymO8vXzUPPGr1E5iz2czxbhE0E

(16)おやじの会を活用しよう・つくろう
委員会や本部役員に男性が入りやすい組織にするにはおやじの会を活用することが重要。
なかったらつくる!
PTAに組み入れる為のおやじの会ではないけど、飲み会や学校行事のお手伝いや地域行事への参加など小さいイベントを重ねていくと、熱い想いを持ったお父さんや「別にやってもいいよ」というお父さんは必ずいる。
おやじの会は「前に出やすい雰囲気」をつくってくれるはず。